Czujesz, że czas przecieka ci przez palce? Z niczym się nie wyrabiasz? Przyczyn może być wiele. Być może bierzesz na siebie zbyt wiele obowiązków, ale też może po prostu źle sobie planujesz dzień. Zdarza się, że chcemy w jeden dzień zrobić tyle, ile inni robią w tydzień, a przecież doba ma tylko 24 godziny! Warto więc sprawdzić w czym tak naprawdę tkwi problem i znaleźć rozwiązanie. W tym celu opowiem ci jak ja sobie z tym poradziłam i przy okazji podrzucę kartę pracy, która może ci się przydać w analizie. Dodatkowo dostaniesz też w gratisie przykładowy szablon planu dnia. Wystarczy pobrać dwa pliki, wydrukować i chwycić byka za rogi!
Jakie błędy popełniamy przy planowaniu dnia?
Planowanie dnia to strasznie indywidualna sprawa. Być może czas ci ucieka, bo się źle organizujesz. Pamiętaj jednak, że nie wszystko da się przewidzieć. Dodatkowo jeśli posiadasz dzieci czy pracujesz w nieregularnych godzinach, to dochodzi kolejny powód, żeby wszystko się posypało. Są jednak popularne błędy, które sprawiają, że pod koniec dnia padamy na twarz z poczuciem, iż znów nie udało nam się zrobić. Sprawdź, czy któryś z nich nie wydaje ci się znajomy 😉
Najczęstsze błędy w organizowaniu dnia:
- rozpraszacze
- za dużo zadań do zrealizowania
- źle zaplanowany rozkład dnia
- prokrastynacja
Rozpraszacze
Rozpraszaczy jest całe mnóstwo. Najpopularniejsze to telewizja i media społecznościowe. Ja się nauczyłam, żeby wyłączać telewizor, gdy mam napięty harmonogram. Oczywiście można udawać, że coś robimy, a telewizja sobie leci w tle. Szczególnie często robimy to, gdy mamy otwarty plan mieszkania i możemy np. oglądać telewizję z kuchni. Teoretycznie realizujesz swoje zadania, ale nie okłamujmy się – kątem oka wciąż patrzysz na to, co dzieje się w telewizorze i siłą rzeczy realizacja planu idzie ci wolniej. Pisałam o tym w poradniku „Efektywnie w kuchni”, który możesz pobrać za darmo przy zapisie na newsletter. Jeśli chcesz, to możesz się zapisać tutaj. Media społecznościowe działają podobnie, ale są o tyle gorsze, że smartfona możesz zabrać ze sobą wszędzie, a do tego jeśli wdasz się w jakąś rozmowę, to przychodzące wiadomości będą cię ciągle odrywać od tego, co robisz. Jeśli więc chcesz zwiększyć swoją efektywność, to polecam wyłączyć wszystkie Facebook’i i Instagramy, kliknąć przycisk „off” na pilocie od telewizora i zabrać się za robotę. Socialmedia nadrobisz w wolnym czasie 😉
Za dużo zadań do zrealizowania
Często bierzemy na siebie za dużo zadań. Szczególnie lubimy się nimi zawalić w weekendy i urlopy. Nie wyrabiamy się przez to w dni powszednie i zbierają nam się obowiązki na dni wolne. To dlatego nie masz w weekend czasu na spacer czy spotkanie ze znajomymi. Sprawa jest o tyle niefajna, że potem masz doła, czujesz wieczne zmęczenie, a twoje relacje z bliskimi i znajomymi są w bardzo złym stanie. Postaraj się rozdzielać obowiązki między wszystkich domowników. Jeśli natomiast jesteś singlem i nie bardzo masz komu przekazać zadania, to przeanalizuj, czy wszystkie są ważne. Te najmniej istotne wywal na koniec listy i zrealizuj, jeśli czas na to pozwoli. Pamiętaj jednak, aby nie pozbawiać się przez nie czasu na odpoczynek.
Źle zaplanowany rozkład dnia
Zdarza się tak, że nawet robimy sobie listę zadań, ale kolejność ich realizacji jest przypadkowa. Warto więc organizować sobie dzień bardziej uważnie. Oceń kiedy masz najwięcej energii i właśnie na ten czas wpisz najbardziej wymagające czynności. Niestety często godziny największej produktywności spędzamy w pracy, ale to nie oznacza wcale, że wszystko stracone. Uważaj, aby nie zostawiać sobie najcięższych czynności na koniec dnia, gdy marzysz już tylko o śnie. Dokładniej przybliżę temat w akapicie opisującym jak ja sobie poradziłam z tematem. Dodatkowo pomoże ci też tabela służąca do organizacji dnia.
Prokrastynacja
O tak, od jakiegoś czasu uwielbiam to słowo! Prokrastynacja to nic innego jak odwlekanie czegoś na później. Niestety życie to nie tylko przyjemności, ale też mniej przyjemne obowiązki, takie jak sprzątanie czy gotowanie. Są oczywiście osoby, które to lubią, a nawet się tym pasjonują, jednak często jest to po prostu coś, co musimy zrobić. Dlatego właśnie zdarza nam się zajmować wszystkim, tylko nie tym zadaniem, żeby odwlec moment jego realizacji. Jeśli zauważysz, że tak właśnie robisz, to postaraj się tego oduczyć. Warto w takich momentach przeanalizować, czy nie jest jednak łatwiej zacisnąć zęby i od razu wziąć się za najgorsze, aby mieć z głowy, a nie potem siedzieć po nocy.
Jak ja sobie poradziłam z brakiem organizacji i złym planowaniem dnia?
Zrobiłam to w bardzo prosty sposób. Usiadłam z kartką papieru. Spisałam wszystkie zadnia, które zwykle mam do wykonania w ciągu dnia. Obok nich podałam szacunkowy czas potrzebny na ich realizację. Były to wszystkie czynności, które mam do zrobienia w ciągu dnia. Umieściłam na liście pracę, dojazd do pracy, czas na przygotowanie posiłków, trening, czas na higienę, oczywiście czas, który codziennie poświęcam na bloga… Dosłownie wszystko. Następnie napisałam o której zwykle wstaję i o której planuję położyć się spać. Policzyłam jak długi jest mój przeciętny dzień. Następnie dodałam do siebie czasy szacowane na realizację poszczególnych zadań. Kolejnym krokiem było porównanie czasu potrzebnego szacunkowo na obowiązki z długością mojego dnia. Dlaczego właśnie tak? Bo musisz mieć pewność, że jeśli twój dzień ma np. 17 godzin, to nie chcesz w tym czasie upchnąć zadań, których wykonanie zajmie ci szacunkowo np. 20 godzin. U mnie na szczęście tak nie było, ale jeśli ty już na tym etapie widzisz, że się nie mieścisz, to musisz albo zrezygnować z części zadań, albo je komuś przekazać. Ale zaraz… Skoro teoretycznie mieściłam się ze wszystkimi czynnościami w ciągu swojego dnia, to dlaczego nie mogłam się wyrobić? Miałam źle poukładany plan dnia. U mnie sytuacja jest o tyle specyficzna, że pracuję zawodowo w godzinach popołudniowych. Okazało się, że wszystko chcę zrobić przed pracą. Tak się jednak nie do końca da. Poukładałam więc obowiązki tak, aby te najmniej wymagające realizować po powrocie z pracy, zanim pójdę spać. I tutaj pojawia się właśnie kwestia dopasowania czynności do godzin swojej największej efektywności. Wszystkie obowiązki wymagające skupienia i dużej energii, jak np. trening czy robienie wpisów na bloga muszę wykonywać przed pracą. Natomiast media społecznościowe czy przygotowanie chłopakowi lunchboxa mogę spokojnie odłożyć a wieczór. Teraz to może brzmieć jeszcze troszkę chaotycznie, ale bardziej ci się rozjaśni, gdy zabierzesz się za tabelki.
Pliki do pobrania – jak z nimi pracować
Najważniejsza jest karta pracy z analizą twojej dotychczasowej organizacji w ciągu dnia. Możesz ją pobrać tutaj. Na początek należy wypełnić pierwszą część, w której piszesz jakie zadania planujesz zrealizować każdego dnia i ile na to potrzebujesz czasu. Następnie musisz wypisać jak dotychczas układał się twój dzień. Pamiętaj, nie robisz tego na ocenę, nikt cię nie będzie sprawdzał, więc pisz jak jest. Nie ma sensu ściemniać, bo okłamiesz tylko siebie i wypełnienie całej masy formularzy czy nawet kursy ci nie pomogą. Tutaj oczywiście wypisujesz zrealizowane zadania i przybliżony czas, który został na nie poświęcony. No dobrze, teraz chwila prawdy! Wszystko się zmieściło w ciągu dnia i plan został zrealizowany w 100%? Jeśli tak, to nie wiem po co czytasz ten wpis 😉 Jeśli nie, to trzeba nad tym popracować, czyli przejść do kolejnego kroku. Przeanalizuj dotychczasowe notatki. Porównaj to, jak chcesz zaplanować dzień z tym, jak faktycznie on wygląda, Sprawdź czego nie udało ci się zrobić i poszukaj przyczyny. W tym momencie odsyłam cię do poprzednich akapitów. Jeśli bierzesz na siebie zbyt wiele i nie jesteś w stanie tyle robić w ciągu dnia – oddaj komuś obowiązki lub odrzuć najmniej ważne sprawy. Jeśli odkładasz na wieczne nigdy, to po prostu się tego oducz. Jeśli teoretycznie wszystko się powinno zmieścić, ale się nie zmieściło, to wyeliminuj rozpraszacze. Jeśli jednak masz pewność, że to żadne z powyższych, to po prostu dobrze zaplanuj dzień. Tutaj znajdziesz przykładowy planer dnia do pobrania. Przed pracą zrób tyle, ile możesz, po pracy to samo. Pamiętaj jednak, aby najtrudniejszych zadań nie zostawiać na ostatnią chwilę. Jeśli pracujesz popołudniu, to wykonaj je przed pracą. Jeśli jak większość społeczeństwa pracujesz od rana, to zastanów się w jakich godzinach jesteś w stanie najlepiej wykonać poszczególne obowiązki i zgodnie z tym zorganizuj sobie dzień. Tutaj kłania się druga tabelka, czyli planowanie dnia. I już konkretnie wpisuj zadania w odpowiednim miejscu na planie. Oczywiście nie musisz pobierać moich tabelek, możesz tak, jak ja wykorzystać kartkę i długopis. Ważne, aby część z analizą wypisać szczerze, a planować realistycznie. Jeśli wiesz, że jak usiądziesz po pracy, to już nie będzie ci się chciało wstać – nie siadaj. Jeśli wieczorem dostajesz największego kopa – zaplanuj duże zadania na wieczór. Jeśli wiesz, iż wieczorem padasz na twarz i nic cię nie zmusi do pracy, to zaplanuj jak najwięcej tuż po powrocie z pracy, a na wieczór zostaw to, co najlżejsze i najmniej ważne.
Jeśli skorzystasz z pokazanej przeze mnie metody, to koniecznie daj znać czy wpis był przydatny i czy pliki do pobrania były praktyczne. Powodzenia w planowaniu!
Uwielbiam planować, rozpisywać etapy pracy, organizować się w życiu codziennym. I co może nieczęsto spotykane w świecie aplikacji i e-plannerów, jestem fanem długopisu i kartki. Od zawsze 🙂 Bardziej się wtedy koncentruję, mniej rzeczy mi umyka przy planowaniu. Tak więc za wszystkie „smaczki” serdecznie dzięki 🙂
Wiesz co, ja jestem fanką rozpisywania już dla samego procesu pisania od czasów szkoły. Chyba w liceum (nie pamiętam już dokładnie) jeden z nauczycieli polecił, aby przed egzaminami pisać ściągi. Nie używać podczas samego testu, ale je napisać. Wtedy wszystko się utrwala i porządkuje w głowie 🙂
Zanim zostałam mamą robiłam wiele rzeczy na spontanie, ot jak wyjdzie, tak wyjdzie. Ale odkąd w moim życiu pojawił się syn, planuję, rozpisuję, żeby nic mnie nie zaskoczyło 🙂
Od mam z dziećmi można się nauczyć przepięknej organizacji! No i tutaj odpada w kilku aspektach czynnik „nie chce mi się”. Przecież nie powiesz „nie chce mi się dzisiaj robić śniadania dla małego” i nie puścisz dzieciaka głodnego do szkoły czy przedszkola w brudnych gaciach, prawda? 😀
Zgadzam się z każdym punktem: rozpraszacze, za długa lista „to do” prokrastytacja. Dziś jestem tego dużo bardziej świadoma niż rok temu, ale trzeba się pilnować.
Tak, to coś, czego nigdy nie jesteśmy świadomi od początku. Trzeba niestety nad sobą popracować, wyrobić dobre nawyki, bo prokrastynacja siedzi tak głęboko, że chyba nie da się jej pozbyć w 100%, ale można nad nią zapanować 🙂
Kiedy rzeczywiście nie mogę się zmobilizować o czegoś, to też sobie rozpisuję plan działania. Taki właśnie szczegółowy: od – do. I to działa. Na szczęście na co dzień tego nie robię, jakoś daję radę 🙂 W tym moim planie uwzględniam też przerwy na lenistwo!
Krystyna, rzeczywiście nie każdy z nas takiego planu potrzebuje. Podoba mi się Twoje podejście, bo jest bardzo elastyczne. Skoro się wyrabiasz i nie czujesz potrzeby bycia osobą zaplanowaną co do minuty, to ja mogę tylko pozazdrościć! 😉 Ja sama jeszcze z 2-3 lata temu bez planu ogarniałam masę rzeczy i jeszcze zostawał mi czas wolny, ale z różnych przyczyn (niezależnych ode mnie) zgubiłam dobrą rutynę i uczę się dobrych nawyków na nowo… Trzymaj kciuki, żebym dołączyła do grona osób takich jak Ty, które nie muszą mieć wszystkiego na kartce i dają radę! 😉
Najgorzej, jak mam za dużo czasu (tak, też tak bywa) i jakieś ważne zadania do zrobienia. Wydaje mi się, że zdążę wszystko, bo dzień długi. A wieczorem przychodzi refleksja: „Co ja robiłam przez cały dzień?” I tu już znam siebie na tyle, że takie dni planuję bardzo dokładnie. 🙂 A na co dzień – ta „dobra rutyna”, o której wspominasz, pomaga w ogarnięciu wszystkiego.
Piszesz czystą prawdę! Ja mam brzydki zwyczaj odkładania na weekend. A już w ogóle to kocham odkładać na długi weekend. Jak przychodzi co do czego, to dokładnie tak, jak piszesz… dzień zleci mi na zastanawianiu się co zrobić najpierw, a potem przychodzi wieczór i plan jest zrealizowany może w 10-20 %… Na szczęście zaczynam nad tym panować i nam wszystkim tego życzę, bo weekendy są od tego, żeby odpoczywać, o! 😉
Zdecydowanie pochłaniacze czasu mnie rozpraszają i zabierają dużo czasu. W trakcie pracy staram się je ograniczać, aby móc dokończyć to co zaczęłam 😉
Tak! Najlepiej raz zrobić próbę, wyłączyć Facebooki i inne Instagramy, wziąć się za pracę i się przekonać jak nagle wszystko szybciej idzie 😉 Cieszę się, że się ze mną zgadzasz!
W takim planowaniu bardzo pomaga świadomość priorytetów jakie się ma, co jest wazne a co nie. A często również wizja – do czego to ma wszystko prowadzić.
Święte słowa! Dzięki ustaleniu priorytetów faktycznie łatwiej zdecydować z których zadań ewentualnie zrezygnować, jak już widzimy, że się ze wszystkim nie wyrobimy 🙂
Ja przyznam się od stycznia nie mam kalendarza i to mi mocno utrudnia organizację.
Muszę więc przyjść do Ciebie na szkolenie z … używania kalendarza! Ja używam od niedawna i kalendarza, i notatnika i planera! W kalendarzy mam jakieś tam swoje zapiski ściśle powiązane z datami, w notatniku wiadomo – notatki, inspiracje i inne pierdoły, a w planerze mam pusto, bo nie umiem się jakoś nauczyć z niego korzystać
BUehehe! Ale ja mówię, o takim realnym kalendarzu- wolę pisać/mazać niż używać apek 😀
Tak tak! Takie pisanie to super sprawa i też to robię, ale jak jeszcze nauczysz mnie do tego kalendarza systematycznie zaglądać, to już by było super! Fakt, przy procesie samego pisania coś się w głowie utrwala, ale cholera, nie wszystko niestety 😀
Hehe, no wiesz, mamy już właściwie kwiecień a ja nadal nie mam kalendarza – nie jestem dobrym wzorem odnośnie organizacji :D.
Dobra, to jak znajdę jakiś niezawodny sposób, to dam Ci znać, może też skorzystasz 😀
Deal! 😀
On…bardzo potrzebuję takiego rozplanowania. Wszystko trzymam w głowie, a z nią bywa różnie😉
Skąd ja to znam? 😀 Ten artykuł powstał właśnie na bazie moich doświadczeń, bo tak, jak Ty i wiele innych osób myślałam, że głowa jest najlepszym notatnikiem i kalendarzem w jednym 😉
Jakoś nigdy nie miałam problemu z organizacją, na szczęście! 🙂 Pewnie- czasem napada mnie trochę prokrastynacja, ale jakoś taka kontrolowana- generalnie potrafię zarządzać sobą w czasie! 😀
Czasem mi się wydaje, że to jedna z cech, z którą się rodzimy i szczerze Ci zazdroszczę! A jeśli nie było nam dane, no to cóż… trzeba jakoś próbować to ogarnąć 😉
Żaden plan dnia na mnie nie działa, mam listę zadań do zrobienia i biorę z niej to, na co mam akurat ochotę. Jeśli idzie dobrze to zrobię nawet 10 rzeczy. Najważniejsze, że nie przymuszam się do żadnej z nich. Kolejne pozycje zaliczone bez grymasu niezadowolenia z mojej strony.
Ciekawa taktyka 🙂 Taki plan bez planu troszkę i chyba właśnie ten Twój sekret skuteczności może właśnie tkwić w tym, że robisz to, co chcesz w danej chwili robić 🙂 Gorzej, jeśli masz na liście sporo zadań, których nie lubisz robić, ale musisz (np. papierologia w firmie, wizyta u dentysty itp.) 😉
Dobry i potrzebny wpis:) nie korzystałam z plików, myślę jednak, ze to bardzo dobra opcja pomocnicza do samoobserwacji i budowania nowego sposobu planowania 🙂
Magda, a może masz jako psycholog jakieś rady, które nam, „zwykłym śmiertelnikom” ułatwią np. wprowadzanie dobrych nawyków pomocnych w planowaniu?
A co konkretniej masz na myśli? Bo mi coś świta:)
np. jak sobie radzić z prokrastynacją, jak znaleźć sposób na planowanie i realizować plany zgodnie z naszym charakterem? Oj, to bardzo obszerny temat może być… 🙂
A no jasne, takie tematy, to może tematy, że tak powiem tylko chyba łatwiej byłoby to przekazać w artykule:) Masz ochotę na gościnny wpis?:)
No pewnie! 😀
Spiszemy się na maila? psycholog@psychetee.pl 🙂
Już piszę! 😉